American Airlines memberikan jasa pemesanan karcis kepada suatu perusahaan yang juga digunakan perusahaan penerbangan pesaing dalam menarik penumpang. Di Indonesia, PT Abadi Nusa Usaha Semesta, menjadi pemasok bulb bagi perusahaan tensimeter di Eropa yang juga menjadi pesaingnya dalam memperebutkan bagian pasar produk tensimeter di Amerika. Kita memang sedang memasuki zaman baru, dengan salah satu cirinya yaitu peralihan dari integrasi vertikal menuju spesialis. Selama dasawarsa terakhir, perusahaan-perusahaan sibuk melepaskan kegiatan-kegiatan tak penting yang dapat dikontrakkan ke luar. Kebanggaan konglomerat menguasai hulu hilir, sudah berubah menjadi kebanggaan memiliki unit usaha yang ramping, fleksibel, namun kompeten dalam bidangnya. Dengan demikian, keberhasilan operasional perusahaan akan sangat bergantung kepada keberhasilan kerja sama antara unit usaha dalam perusahaan-perusahaan tersebut dengan unit usaha dari perusahaan lain dalam pelaksanaan pekerjaan.
Setiap unit usaha, dalam kondisi di atas, akan merupakan bidang kompetensi dari suatu perusahaan yang akan bekerja sama dengan berbagai perusahaan lain dalam menciptakan berbagai produk. Sifat pekerjaan menjadi berubah, dari produksi/operasi rutin menjadi proyek.
LOYALITAS BARU
Dampak dari situasi ini pada karyawan adalah munculnya loyalitas bentuk baru: dari perusahaan ke proyek. Pada perusahaan tradisional, kesepakatan atau komitmen dibuat antara individu dan perusahaan sehingga diharapkan karyawan akan setia kepada majkannya. Organisasi baru yang lebih ramping tadi, harus bekerja sama dengan berbagai unit usaha dari perusahaan lain dalam proyek-proyek yang menjadi target bersama. Akibatnya, ikatan emosi antara karyawan dengan perusahaannya lebih renggang, dan sebaliknya, hubungan dengan profesinya/teman sesama proyek menjadi lebih erat. Para profesional akan bekerja keras, proyek demi proyek, dan mempertahankan mutu yang tinggi, tetapi mereka juga memperoleh kepuasan kerja dan identitas diri dari bidang yang mereka geluti, dan tidak lagi terlalu menggantungkan diri pada ikatan dengan perusahaaan.
Kata proyek di sini menunjuk pada sifat pekerjaan. Suatu pekerjaan akan dikatakan proyek jika memiliki karakteristik sebagai berikut: memiliki keluaran (output) spesifik, melibatkan banyak pihak dan bidang keahlian, dibatasi oleh waktu (ada saat awal dan ada saat akhir), merupakan kegiatan yang "kompleks" penuh faktor ketidakpastian dan risiko, dan mempunyai siklus hidup (life cycle).
Merujuk pada karakteristik di atas, manajemen proyek yang dalam pengertian awam - selalu dikaitkan dengan manajemen terhadap proyek konstruksi - menjadi tidak relevan lagi. Jelasnya, pengetahuan dan keterampilan dalam manajemen proyek akan menjadi tuntutan yang harus dimiliki oleh semua manajer di Indonesia, kalau mau masuk jalur global. Misalnya, saat seorang manajer memimpin kegiatan perancangan dan peluncuran produk baru - yang akan melibatkan lintas fungsional, mulai R&D, produksi, pemasaran, keuangan dan sebagainya - mau tidak mau ia harus menggunakan teknik manajemen proyek.
Meskipun situasi ekonomi Indonesia saat ini sedang tiarap, ada baiknya para manajer mulai mengkaji, kalau situasi kembali pulih dan dunia bisnis (ada kemungkinan) dikuasai oleh pemain asing, pada tingkat (level) manajemen proyek seperti apa yang bersangkutan dapat berpartisipasi. Hal ini perlu, sebab tiap level dalam manajemen proyek memiliki ruang lingkup tanggung jawab yang berbeda-beda.
MANAJEMEN PROYEK
Manajemen, secara sederhana, dapat diartikan sebagai proses pencapaian sasaran bersama dan melalui orang lain. Dalam mencapai sasaran tersebut, dunia mengenal tiga level manajemen proyek: Manajemen "Misi Proyek" (Project Mission Management), Manajemen Proyek (Project Management), dan Manajemen Lapangan (Field Management). Levelling ini dibuat untuk membedakan tugas dan kompetensi yang dituntut penyandangnya, meskipun secara profesional ketiganya menyandang gelar manajer.
Fungsi utama Manajemen Misi Proyek (MMP) adalah melakukan manajemen terhadap suatu misi proyek, jadi bukan semata-mata menyelesaikan proyek tepat waktu, dengan biaya terbatas, dan mutu memadai. Pemimpin Proyek "Pengembangan Produk Baru" dengan misi meningkatkan citra perusahaan, tidak akan berhenti pada terbuatnya produk baru saja, tetapi akan dilanjutkan dengan usaha-usaha peningkatan citra perusahaan melalui produk baru tersebut. Dalam praktek, MMP ini mewakili unsur pemilik proyek (owner), sehingga akan lebih banyak melakukan interaksi dan koordinasi tugas-tugas dan tanggung jawab pemilik, konsultan, dan pelaksana. Pemegang peran MMP harus mampu menciptakan persetujuan (dalam bentuk kontrak) mengenai hubungan kerja antara satu dengan yang lain secara detail dari proyek yang akan dibangun. Jadi, keluaran (output) seorang pemegang mandat MMP adalah kontrak dan kepatuhan para pihak (konsultan, pelaksana dan pemilik) dalam melaksanakan kontrak tersebut.
Manajemen Proyek (MP) lebih menitikberatkan pada bagaimana para pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek menyelesaikan tugasnya. Dalam hal ini, proses perencanaan dan pengorganisasian proyek, pemantauan dan manajemen aliran sumber daya yang mendukung pelaksanaan proyek menjadi perhatian utama.
Pada tahap pelelangan, MP meliputi perencanaan pekerjaan, estimasi biaya, serta analisis finansial dan risiko dari proyek. Sedangkan setelah pelelangan, MP terdiri atas penjadwalan, pembelian, pengadaan dan mobilisasi semua sumber daya yang diperlukan untuk memulai dan mempertahankan pekerjaan konstruksi. Pada tahap akhir ini, MP termasuk juga memantau status dan kemajuan proyek, persiapan laporan kemajuan dan klaim termijn serta manajemen cash-flow.
Fungsi utama Manajemen Lapangan (ML) adalah mengolah sumber daya yang tersedia dalam operasi proyek sehari-hari pada tingkat lapangan, sehingga rencana pelaksanaan yang telah disusun pada level yang lebih tinggi dapat diimplementasikan secara teratur, efisien dan efektif. Level ML berfokus pada detail teknis dari metoda pelaksanaan proyek dengan mempertimbangkan keterbatasan kapasitas peralatan. Aspek-aspek yang perlu diperhatikan dalam manajemen lapangan adalah: perencanaan, penjadwalan, mobilisasi, dan pengarahan aktivitas kegiatan berdasarkan ketersediaan tenaga kerja, peralatan dan material.
PENUTUP
Tuntutan untuk menguasai pengetahuan dan keterampilan manajemen proyek bagi para manajer akan meningkat di masa datang. Tuntutan ini tidak terbatas pada manajer yang bergerak dalam industri konstruksi saja, tetapi melingkupi segenap industri yang ada, sebab sifat perkerjaan akan berubah dari operasi rutin menjadi proyek.
Untuk itu, para manajer perlu memahami dan mengantisipasi peran apa yang akan dilakukan dalam masa mendatang. Peran tersebut sangat tergantung pada level manajemen proyek yang akan dijalaninya, yang pada gilirannya akan menuntut tingkat kompetensi yang berbeda.
Pemahaman terhadap ruang lingkup tugas dan tanggung jawab dari masing masing level manajemen proyek akan sangat membantu para manajer dalam memilih jenis pengetahuan dan keterampilan yang harus segera dikuasainya dalam menyongsong zaman baru. Suatu zaman yang penuh goncangan, perubahan, dan ketidakpastian yang hanya dapat dijawab oleh manajemen proyek.
PPM Institute of Management - Management Development Centre
Oleh: Ir. Bambang Adi Subagiyo, MM
Tidak ada komentar:
Posting Komentar